Rosmalen, 22-03-2020

Beste mensen,
Zoals in de videoboodschap toegelicht, gaat Consensus per direct voor bepaalde tijd de mediationgesprekken online voortzetten middels ‘beeldbellen’. We werken dan met Whatsapp (FaceTime) of Microsoft Teams
We leggen je hier graag uit hoe ‘beeldbellen’ werkt en wat hier voor nodig is:

Algemene afspraken:
• Bij een FaceTime bijeenkomst gebruikt een ieder zijn eigen telefoon. Wanneer met het programma Teams wordt gewerkt, gebruik je je eigen laptop, desktop of telefoon waarop dit programma is geïnstalleerd.
• Je gaat zitten in een ruimte waar je rustig kan zitten en je je op je gemak voelt. Pak er gerust iets te drinken bij.
• In verband met de privacy/vertrouwelijkheid is een voorwaarde dat je in een ruimte zit waar niemand anders is, dus niemand je kan horen.
• Een online mediation gesprek duurt 45 minuten met een uitloop naar maximaal 60 minuten omdat het veel vraagt van je concentratie.
• Geef aan wanneer het gesprek genoeg voor je is. Dan stoppen we en gaan op korte termijn verder met een vervolggesprek.
• Er worden geen gesprekken opgeslagen/opgenomen.

Whatsapp:
Wat heb je nodig?
• Je hebt een smartphone waarop Whatsapp is geïnstalleerd.
• Je hebt tijdens het gesprek een goede Wifi verbinding en/of voldoende 3/4G (let op: dit kan geld kosten als je abonnement niet volstaat).
• Je telefoon is voldoende opgeladen. De batterij van de telefoon loopt sneller leeg tijdens het gesprek, dus zorg dat je een oplaadkabel en stroom bij de hand hebt.
Hoe gaan we te werk?
Ik bel eerst een van beiden op en leg daarna direct contact met de ander. We zien elkaar dan op het scherm. Het is belangrijk dat we elkaar uit laten praten, omdat er een kleine vertraging op de lijn zit.

Microsoft Teams:
Het programma Microsoft teams heeft mijn voorkeur bij online mediation gesprekken. Het programma is te installeren laptop, desktop, Ipad of smartphone. Een voordeel van het werken met Teams is dat we de mogelijkheid hebben om met een groter scherm te werken en ik jullie online de berekeningen kan laten zien, zoals op kantoor via het beeldscherm.
Wat heb je nodig?
• Het programma Microsoft Teams (‘op dit moment gratis’) is geïnstalleerd . Voor een eenvoudige Nederlandse handleiding, zie bijlage. (voor meer uitleg kun je ook op Google kijken).
• Je geeft een e-mail adres op bij het installeren van het programma Teams. Zorg dat wij altijd het e-mailadres in mijn bezit heb, waarmee jij aangemeld bent bij Teams. Via dit e-mail adres nodig ik je uit voor de online-mediation afspraak en bel ik je.
• Ook voor het werken met Teams is een stabiele internet verbinding noodzakelijk.
Hoe gaan we te werk?
Jullie ontvangen van mij, via outlook, een uitnodiging voor het online mediationgesprek. Je accepteert deze uitnodiging. Op de afgesproken dag/tijdstip bel ik jullie. Op deze wijze starten we onze online bijeenkomst.

En dan nog dit:
Omdat de online mediationbijeenkomsten korter duren dan een face to face gesprek op kantoor, bied ik de mogelijkheid aan om sneller en vaker een online afspraak in te plannen die geldt binnen de afgesloten overeenkomst. Ik denk op dit moment aan wekelijks in plaats van tweewekelijks op kantoor. Geef gerust aan waar jullie behoefte zit.
Ook wil ik me flexibel opstellen bij het inplannen van een afspraak. Laat me weten welke dag en tijdstip jullie het beste uitkomt, als de reeds gemaakte afspraak niet past in jullie agenda of dagindeling.
We begrijpen dat een online gesprek wennen is en we staan open voor suggesties.

On hold
Uiteraard is er alle begrip als jullie het traject tijdelijk stil willen leggen, totdat we elkaar weer face to face kunnen spreken. Geef dus gerust aan als je liever geen online gesprekken wilt. Prettig als jullie dat ons terugkoppelen via de mail. We zullen jullie dit dan bevestigen en het traject ‘on hold’ zetten tot nader order.

Dank voor het begrip en blijf gezond!

Hartelijk groet,
Hanneke Geurts en Rob Senders